1. Mikä on Mailmanin sähköpostilista ja miksi sitä tarvitaan?
2. Kuinka luodaan Mailman sähköpostilista?
3. Kuinka hallinnoida sähköpostilistoja?
4. Esimerkkejä/Lisätietoja
5. Kysymykset/Vastaukset

1. Mikä on Mailmanin sähköpostilista ja miksi sitä tarvitaan?

Yleistä:
Mailman on “sähköpostipalvelu”, joka välittää sinne lähetetyt viestit kaikkiin luettelossa oleviin osoitteisiin. Sdähköpostilistaa voidaan käyttää asiakkaiden tietokantana, josta voi lähettää asiakkaille tarjouksia ja uutiskirjeitä. Sähköposteja voidaan käyttää myös esimerkiksi palvelutarjonnassa, jossa esimerkiksi logistiikkayritys kerää kaikki sen asiakkaat / yritykset, jotka kuljettavat rahtia, ja lähettää niille tarjouksia. Mailman postituslista on yksinkertaisesti hallittavissa ja vastaa nykyisiä vaatimuksia massamainosten lähettämisessä, mukaan lukien unsubscribe headerit ja “bounce monitooring”

Miksi Mailman sähköpostilistoja tarvitaan

– Useimmat sähköpostipalvelimet eivät enää vastaanota sähköposteja, kun TO- tai CC- tai BCC-linjalla on yli 30-50 vastaanottajaa
– Useimmat sähköpostipalvelimet eivät vastaanota sähköpostia, jos ne lähetetään samasta verkkotunnuksesta samaan aikaan yli 40 samaan sähköpostipalvelimeen osoitteeseen(esimerkiksi Googlen sähköpostipalvelimet)
– Monet “asiakas tietokannat” (eli listat lähettäjän tietokoneella) ovat vanhentuneet, eli ne sisältävät vanhoja kontakteja, jotka joko ovat muuttaneet tai eivät ole enää olemassa
– “Yhteystietoluetteloon” lähetetyillä viestillä ei ole yksiselitteistä mahdollisuutta poistaa vastaanottajaa luettelosta.
– Helppo hallita yhdessä paikassa yhteystietoja (mahdollisuus lisätä / poistaa yhteystietoja)

2. Kuinka luodaan Mailman sähköpostilista?

1. Kirjaudu cPanel hallintapaneliin
2. Siirry: EMAIL -> Mailing Lists

3.Kirjoita kohdassa „Create a Mailing List” listan nimi, valitse verkkotunnus ja salasana listan hallintaa varten.

Lisäksi merkistse, onko lista yksityinen vai julkinen!
(Huom! Julkiseen listaan voi jokainen liittyä ja sillä on oma listan hallintasivu. Jos kyseessä on asiakaslista, suosittelemme „private” listaa.

4. Klikkaa Add-painiketta.

Huom! Sähköpostilistan luomisen jälkeen varmista, että käyttämääsi sähköpostiosoite on luetteloitu listan omistajaksi!
Voit tehdä tämän siirtymällä samalle sivulla:
Haluttu lista -> Manage -> “mailing list administration” General Options-> tarkista The list administrator email addresses”

Kuinka hallinnoida sähköpostilistoja?

Verkkotunnuksen kautta
1. Yleisölle näkyvät sähköpostilistat
Admin sivun kirjautumisosoite muodossa: https://teidänverkkotunnus .fi/mailman/admin/ (näyttää kaikki julkisesti näkyvissä olevat sähköpostilistat)
2. Yksityiset (piilotetut sähköpostilistat)
Admin sivun kirjautumisosoite muodossa: https://teidänverkkotunnus .fi/mailman/LISTANNIMI_TEIDÄNVERKKOTUNNUS.fi
Huom! Tarvitset sähköpostilistan salasanan ja / tai delegoidut oikeudet käyttää tätä sähköpostilistaa sähköpostitilillesi.

Webmailin kautta
Jos teidän paikalliselle sähköpostiosoitteelle on annettu / valtuutettu postituslistan hallintaoikeudet:
1. Kirjaudu webmailiin (osoite webmail.teidänverkkotunnus.fi)
2. Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa sähköpostiosoitetta – käyttäjävalikko avautuu.
3. Valitse linkki “Mailing Lists” (Huom: Jos linkki ei näy käyttäjälle valikossa, sille ei ole annettu/delegoitu oikeuksia hallita sähköpostilistaa!)

cPanelin kautta (yleisin tapa)
1. Kirjaudu cPaneliin
2. Siirry: EMAIL -> Mailing Lists

4. Klikkaa sähköpostilistan rivillä linkkiä “Manage”
Tämän jälkeen sinulle avautuu näkymä:

Mitä täällä voi tehdä:
 
Configuration Categories alla
– General options
Listan yleiset asetukset koskien listan nimeä, admin-it, salasana tiedotteet, viestien koot, vastausosoitteet ym.
– Passwords
Hallitaan listan pääkäyttäjän ja adminien  ja postitajien roolien salasanoja paroole
– Language options
Voi määritellä kielivalikkoja
– Membership management
Näette listan jäsenet ja niille määritellyt roolit ja asetukset sekä pystyy lisäämään tai poistamaan jäseniä ja muuttamaan s-posti osoitteita.
– Non-digest options
Voitte määritellä  “suoraan lähetettävien” (eivät tarvitse moderointia) s-postien asetuksia
– Digest options
– Privacy options…
Hallinnoitte listan yksityisyys asetuksia, roskapostiasetuksia ym.
(“Advertise this list when people ask what lists are on this machine?” – voitte määritellä,  näytetäänkö listaa teidän verkkotunnuksen alla tai ei.
– Bounce processing
Asetukset, miten käsitellään viestit, jotka palautuvat virheilmoituksella.
(Esimerkiksi milloin sellainen s-postiosoite poistetaan listalta )
– Archiving Options
Joko ja milloin viestit arkistoidaan.
– Auto-responder
Joko ja milloin lähetetään automaattinen vastaus viestin lähettäjälle.
– Content filtering
Voiko ja millaiset liitetiedostot on sallittu tai estetty.

Other Administrative Activities alla
– Tend to pending moderator requests
Kaikki käsittelyä vaativat toimenpiteet – viestien salliminen listalle, liittyjien vahvistaminen ym.
– Edit the public HTML pages and text files
Julkisen sähköpostilistan sivun muokkaus
– Go to list archives
Tässä kuvataan kaikki arkistossa olevat viestit.

4. Esimerkkejä/Lisätietoja

Esimerkkisovellukset kotisivuille listaan liittymistä varten:
1. Luo kotisivu kansioon HTML taii PHP tiedosto, joka sisältää seuraavaa koodia:

<form method="post" action="list_command.php"> 
Your email address: <input type="text" name="email_addr"> <br/>
 <input type="radio" name="command" value="subscribe" checked> Subscribe <br/> 
<input type="radio" name="command" value="unsubscribe"> Unsubscribe <br/> 
<input type="submit" value="Submit"> 
</form>

2. Nyt lisää samaan kasnioonb PHP tiedosto list_command.php joka sisältää seuraavaa koodia:

<?php 
$command = $_POST['command']; 
$email_addr = $_POST['email_addr'];  
$list_name = 'SÄHKÖPOSTILISTANNIMI'; 
$list_domain = 'omaverkkotunnuksennimi.tld';
if($command=="subscribe"){
  $to_addr = $list_name.'-join@'.$list_domain; 
}else{
  $to_addr = $list_name.'-leave@'.$list_domain; 
}
$body = $command . ' ' . $list_name; 
mail($to_addr, '', $body, "From: $email_addr"); 
echo 'Your request to ' . $command . ' to the list ' . $list_name . ' has been processed.'; 
?>

HUOM! “list_name” ja “list_domain” tiedot tulisi korvata oman postituslistan tiedoilla!

HUOM! Suosittelemme, että käytetään asetusta, että listalle liittymiset täytyy vahvista listan haltijan toimesta.
HUOM ! Jos laitatte tämän kodin sivuillenne, tulisi ehdottomasti käyttäämyös  Google reCaptcha lisävahvistusta.  Muuten on vaara, että listalle rupeavat rekisteröitymään spämmi botit. 

5. Kysymykset/Vastaukset

K: “Onko Mailman listoja mahdollista käyttää myös suomeksi”
V: Kyllä. Kieliasetusta on mahdollista muokata:
cPanel -> EMAIL -> Mailing Lists -> Valitka lista ja klikatkaa  “Manage” -> “mailing list administration” sivulla valitsette “Language options”
——————————
K: “Lähetin liitetiedostoa sisältävän viestin postituslistalle, mutta se ei toiminut liitteen/viestin koon vuoksi?”
V: On todennäköistä, että liitteen tekstikoko + viestin koko yhteensä olivat suurempia kuin mahdollisen viestin yleinen oletusasetus. Voit muokata tätä:
cPanel -> EMAIL -> Mailinglists -> valitse haluamasi postituslistan vierestä “Manage” -> General options -> “Additional settings” kohdasta “Maximum length in kilobytes (KB) of a message body. Use 0 for no limit.”
HUOM! Emme todellakaan suosittele 0:n lisäämistä siihen kenttään, mutta kohtuullinen KB määrä olisi esimerkiksi 15000 15 Mt:n viestissä.
(Palvelimen puolella ei ole väliä tarkalleen kuinka suuri liitetiedosto siirtyy postituslistalle, mutta useimmat sähköpostipalveluntarjoajat eivät ehkä salli / pysty vastaanottamaan enempää kuin 15-25 Mt liitteitä tai vastaanottamaan tämän kokoista postia!)
——————————
K: “Haluan, että jos listan haltija lähettää listalle sähköpostiviestin, ei lähettäisi sitä viestiä moderointiin – onko se on mahdollista?”
V: Kyllä:
1. Valitse cPanelissa EMAIL -> Mailinglists -> Valitse haluamasi postituslistan vierestä “Manage” -> General options osiossa “The list administrator email addresses”. Varmista, että haltijan sähköpostiosoite on tässä luettelossa? Jos ei, se on lisättävä!
2. Valitse cPanelissa EMAIL -> Mailinglists Napsauta haluamasi postituslistan vierestä “Manage” > “Membership Management”. Tarkista, onko tällä käyttäjällä “mod”-ruutu ruksattuna? Jos näin on, tämän ruudun tulee olla tyhjä sille käyttäjälle!
——————————
K: “Salliko Mailman myös yhteystietojen tuonnin/viennin suoraan vaikka Excel/CSV tiedostosta – on kovin ärsyttävää syöttää/poistaa niitä yksitellen?”
V: Kyllä, listalle yhteystietojen “massatilaus” ja “poisto” vaihtoehdot ovat täysin saatavilla Mailmanissa:
Valitse cPanelista EMAIL -> Mailing Lists -> Membership Management -> ja sitten “Mass Subscriptions” tai “Mass Removals”.
HUOM! “Mass Subscriptions” ominaisuudelle on hyvä tapa jättää “Send welcome messages to new subscribers? – Yes” ruksatuksi, koska se lähettää käyttäjälle ilmoitukset postituslistatiedoista sekä alkuohjeet!
——————————
K: “Käytän Mailman-postituslistaa, mutta ensimmäisten uutiskirjeiden lähettämisen jälkeen on alkanut ilmestyä paljon “peruuta tilaus” -viestejä. Kun olemme ollut yhteydessä käyttäjien kanssa, he eivät kuitenkaan ole halunneet poistua postituslistalta. Miksi näitä ilmoituksia tulee ja mitä tehdä seuraavaksi?”
V:Mailman ei poista ketään postituslistalta itse! Olemme nähneet moisen toiminnon seuraavissa tapauksissa:
1. Henkilö on poistanut itse itsensä postituslistalta
2. Postituslistalle on henkilölle jäänyt virheellinen tai vanhentunut sähköpostiosoite (tässä tapauksessa sinun tulee tarkistaa käyttäjältä, onko toi sähköpostiosoite edelleen olemassa!)
Jälkimmäisessä tapauksessa olemme nähneet massapostituksia esimerkiksi vanhoille osoitteille @pp.inet.fi tai @luukku.com, vaikka niitä ei enää ole ja käyttäjät ovat joko vaihtaneet yritysosoitteensa @yrityksen nimeen tai vaihtaneet osoitteeseen @hotmail.com tai @gmail.com päivittämättä omaa yhteyssähköpostiosoitetta uutiskirjeen lähettäjän luona.
Tässä tapauksessa Mailmanin automaattinen ylläpito tarkistaa vastaavat virheelliset sähköpostiosoitteet (“palautusviestin” jälkeen, ei ensimmäistä kertaa), ja poistaa ne. Postin lähettäminen postituslistalla ei todellakaan ole “määrä vastaa laatua” (eli useampi sähköpostiosoite listalla ei todellakaan tarkoita parempia tuloksia)!
——————————
K: “Minulla on yritysrekisteristä/muualta ostettu luettelo/tietokanta yhteystiedoista, voinko käyttää sitä/noita tietoja Mailman-sähköpostinlistalla?””
V:Vaikka noiden käyttö siellä ohjelmassa on teoriassa mahdollista, emme suosittele näin toimia! Emme itse asiassa suosittele myöskään että lisäisit/käyttäisit noita sähköpostiosoitteita näistä luetteloista omalla sähköpostisovelluksella TO-, BCC- tai CC riveillä!
(Yleensä semmoiset listät menee jo automaattisesti ROSKAPOSTIN alle ja eri maissa eri lait voi lukea noihin lähetetyt viestit roskaposteiksi josta voi tulla enammän harmia/ongelmia sen viestin lähettäjälle ja/tai myös sen lähettäjän palveluntarjoajalle!)
——————————